東京のレンタルオフィスを徹底比較!おすすめの貸しオフィスをご紹介します。

社内の会議室が足りない問題…レンタルオフィスで解決できる!

公開日:2020/09/15  

打ち合わせやプレゼンテーションに必要なのが会議室です。しかし、会議は毎日使用するわけでないので確保するだけでも無駄にコストがかかってしまいます。そこで最近では会議室のスペースがあるレンタルオフィスに注目が集まっています。代わりとして利用するメリットは多いので、あらゆるユーザーにおすすめできる新しい形です。

一時的に借りるのにとても便利です

レンタルオフィスによっては会議室として利用できるスペースも提供しています。会議用のスペースは都市圏を中心に増えています。これまでレンタルする場合はホテルのミーティングルームなどを利用するケースがほとんどでした。最近では働き方改革により、小規模な会議室が登場しています。ベンチャー企業やスタートアップ企業はオフィス内に設置せずにレンタルで利用することが多いのです。

その理由はやはりコスト削減にあります。売り上げ拡大を目指したいなら経費削減は頭を悩ませる課題です。オフィスの賃料は固定費であり、広さに比例して賃料が高くなってしまいます。賃料を安く抑えようとすると、従業員が働くスペースや会議室の数や広さに影響が出ます。日常業務に必要な作業スペースは優先的に確保しなければなりませんが、会議室はレンタルオフィスで活用することでコスト削減につながります

レンタルオフィスでは、あらかじめプロジェクターや複合機などの設備が充実しているのも特徴です。かかるコストは賃料だけでなく、会議に必要な備品(プロジェクター・モニター・机や椅子など)も大きな要素となります。これらの備品は買い揃えるだけでも大きな出費です。使用頻度が低くても高品質の音響システムやディスプレイ分配器などが必要になるケースもあるでしょう。

企業にとって使用頻度の低い設備の出費はなるべく避けたいものです。レンタルオフィスであれば必要な備品がはじめから充実しており、一時的しか使わない特殊な設備もレンタルできます。使い慣れない設備も運営会社のスタッフに相談できるため、安心して利用できます。

レンタルオフィスは時間や日ごとに料金が細かく決まっています。会議や商談は取引先によって場所や参加人数が変動します。レンタルならその時々の状況に合わせて臨機応変に対応できるのでビジネスを高い効率で進められます。急な打ち合わせが入っても利便性のよい場所を借りられるでしょう。利用する際は会議室が併設されているかどうかを事前にチェックしておいてください。

利用するのにおすすめのレンタルオフィス

自社に会議室がない企業には、レンタルオフィスを利用することをおすすめします。小規模なオフィスの場合、そもそも会議室自体がないことも多いです。事業拡大のために数を増やすのもかなりのコストがかかります。不足しているのならレンタルの利用を検討してみましょう。

利用するシーンは社内だけでなく取引先などさまざまな人を招いて行う機会も多いものです。もしオフィスの立地の悪ければ、社外の方が来社されるのに迷ってしまう、時間がかかるリスクがあります。レンタルオフィスなら駅から近い好立地の所もあり、アクセスによるトラブルを回避することが可能です。

取引先が遠方にある場合も利用を検討した方がいいでしょう。交通機関で数時間移動するとなると大変手間がかかります。時間のコストを考え、お互いに利便性のよい場所を確保して会議する方が生産性もあがります。

今後は働き方改革に向けてリモートワークやテレワークの導入を検討している企業が増えています。社員は毎日出勤する負担が減り、企業にとってはオフィス賃料などの固定費の削減に大きく貢献できます。

こうしたワークスタイルになるとミーティングなどにも変化が出てきます。会議は電話やTVで行えますが、対面で話し合いが必要なケースも発生します。そんなときは利便性のよい場所に皆で集まって会議ができるスペースがあれば安心です。一時的にも利用できるので便利です。

実際にレンタルで選ぶ際に注意すること

実際にレンタルオフィスを選ぶ際には、使用する人数を確認することから始めましょう。数名程度の少人数の打ち合わせや100名を超える大規模な会議まで、さまざまな規模が提供されています。好きな場所を選べるので、希望の立地はなるべく参加者が集まりやすい利便性のよい場所にします。

地方から参加する場合はターミナル駅から近い場所が適しています。懇親会などを行うなら、そこから会場に移動しやすいレンタルオフィスを選ぶといいでしょう。

会議でプレゼンテーションを行う場合、資料を投影するモニター・プロジェクター・スクリーンが必要になります。大人数で行うなら、広いスペースとマイク、スピーカーなどの音響設備も必要です。必要な機材が揃っているか、レンタル費用が予算以内に収まるか考慮したうえで利用する場所を選んでみましょう。

ただ会議をするだけでなく、終了後にミーティングなど別のことを行う場合もあります。その場合には広いスペースを区切り、テーブルや椅子を移動することになります。他のイベントを考えているなら会場のレイアウト変更が可能かどうかも選ぶポイントです。

 

会議室は使わなくても確保するのに高いコストを要します。オフィスの規模が小さければそもそも設置するのが難しいかもしれません。一時的にも使いたいときはレンタルオフィスを使って会議するのがおすすめです。必要な備品や音響設備が揃っているのですぐに会議をはじめられます。大人数での会議にも対応します。

使い勝手がよく、時間や場所にとらわれず柔軟に利用できるなどメリットはたくさんあります。初めて利用する人にとって社外のスペースを利用することは面倒に感じるかもしれません。しかし実際に利用すると使い勝手はよいものです。

【東京】おすすめのレンタルオフィス!

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